Arrêtez de faire des listes de tâches! Cela vous place dans une position d’échec et de frustration. Examiner la liste des choses à faire que vous êtes en train de gérer : Combien de fois analysez-vous votre liste juste pour retirer les tâches que vous pouvez finir en deux minutes ? Combien de tâches n’en sont pas, mais plutôt des projets sérieux qui nécessitent une planification considérable ?
Il ya cinq problèmes fondamentaux qui rendent les listes de tâches inefficaces.
Le paradoxe du choix
Barry Schwartz et Sheena Iyengar ont exploré le domaine des problèmes générés par le fait d’avoir trop de choix. Schwartz souligne que plus le nombre de choix augmente, plus nos émotions négatives augmentent par l’accroissement du nombre d’opportunités. Dans des recherches complémentaires, Iyengar a montré que notre cerveau nous submerge au-delà du traitement de sept options. Moins il y a de choix, plus facile est la décision à prendre. Face aux 58 tâches de votre liste, vous serez soit paralysé, soit vous passerez une heure à envoyer des emails au lieu de faire un véritable travail.
La complexité hétérogène
Lorsque votre liste contient certaines tâches qui vont vous prendre 3 minutes et d’autres 33 minutes, vous mettrez toujours l’accent sur la plus courte pour le gain psychologique qu’elle vous apporte et la satisfaction d’en avoir éliminé une de plus. Cela signifie que certaines de ces tâches la relecture des 135 pages du nouveau manuel des avantages sociaux par exemple vont attendre longtemps, très longtemps.
Priorité hétérogène
Votre liste peut comprendre des tâches de priorités différentes. Dans ce cas, vous avez plutôt tendance à vous arrêter sur les tâches de priorité « élevée » et laisser celles de priorité « basse » en jachère jusqu’à ce qu’elle devienne elle-même une priorité « élevée ». Mais préférez-vous prendre soin de l’entretien de votre voiture quand il s’agit d’une priorité « basse », ou quand il s’agit d’une priorité « élevée »: lorsque votre voiture tombe en panne à 3 heures de la maison?
Manque de contexte
Le fait de faire des listes ne fournit pas le contexte nécessaire à l’éxecution des tâches pour bien les organiser. Toutes les tâches se ressemblent sur le papier trois ou quatre mots sur une ligne. Mais cela n’affiche pas l’information essentielle dont vous avez besoin: combien de temps prend chaque tâche ? Et le corollaire : de combien de temps disposez-vous ? Si vous ne pouvez pas répondre à ces questions, vous ne pouvez pas vous organiser.
Manque de dispositifs d’engagement
Les listes de tâches ne vous empêchent pas de choisir entre les tâches les plus agréables et les plus importantes (et souvent les plus difficiles) parce qu’elles n’ont pas de «dispositif d’engagement » qui vous enferme dans un processus que vous n’avez pas choisi. Le général chinois Han Xin utilisait les données géographique comme d’un dispositif d’engagement: il positionnait ses soldats dos à une rivière pour qu’ils ne puissent pas fuir l’ennemi. Beaucoup moins spectaculaire, un logiciel qui désactive votre accès à Internet après une période de temps prédéterminée agit comme un dispositif d’engagement.
La vie dans votre agenda
L’alternative à l’inepte to-do list est ce que j’appelle « la vie dans votre agenda ». Cela consiste à établir la liste des choses à faire, puis à estimer le temps que chacune d’elle consomme et enfin de les inscrire dans votre agenda. (Ne pas oublier de garder du temps pour traiter vos e-mail et de laisser un espace vide Une à deux heures chaque jour, pour faire face aux impondérables). Au final, vous réalisez un plan d’action pour organiser votre travail.
Décider quelle tâche mettre en oeuvre et à quel moment, surmonte le paradoxe du choix, compense l’hétérogénéité intrinsèque de votre travail, fournit le contexte de délais, et génère un dispositif d’engagement (soft) pour vous aider à faire la bonne action au bon moment.
C’est un exercice révélateur: vous trouverez probablement qu’il est difficile voire impossible de trouver une place pour chaque chose. Mais c’est la réalité de votre vie. Vous avez simplement utilisé le calendrier pour dresser un portrait fidèle de vos engagements dans l’organisation de votre temps. Faites donc en sorte de rendre ces engagements visibles. Après tout, un homme averti en vaut deux
Organiser votre travail dans votre calendrier vous permet de mieux déterminer si oui ou non vous pouvez (ou devez) dire oui à un nouveau projet. Et si vous dites oui, vous pouvez déterminer au mieux quand vous êtes raisonnablement en mesure de le faire.
Vous pourriez penser, « je n’ai aucun moyen de dire à mon patron que je ne peux pas le faire d’ici la mi-Février ». En fait vous le devez. Le CFO dit non quand le président veut emménager dans un nouveau bâtiment ou embaucher de nouvelles personnes, et que la société ne peut pas se le permettre. Cela fait partie de sa responsabilité professionnelle. Vous avez le même genre de responsabilité: répondre aux attentes en fonction de ce qui peut être accompli avec la quantité de temps de production dont vous disposez.
Alors faites-vous une faveur : abandonnez les listes de choses à faire, et commencez à « vivre dans votre agenda » dés aujourd’hui.